Importare i dati da altri gestionali. E’ possibile? Ha dei costi?

Importare i dati da altri gestionali. E’ possibile? Ha dei costi?
  • 01/07/2020

Migrare da un gestionale
immobiliare ad Agim

E’ una scelta che comporta una
serie di valutazioni. Oltre ai costi, alla praticità di
utilizzo, alla coerenza
delle caratteristiche funzionali rispetto alla propria modalità
operativa, talvolta la decisione dipende anche dalla concreta
possibilità di importare i dati da un gestionale differente.

Innanzitutto, è sempre
possibile? Generalmente è possibile, ma non sempre. Dipende
molto dalla piattaforma di provenienza, ma, sopratutto, dal
fatto che siate EFFETTIVAMENTE in possesso dei VOSTRI dati.
Quest’ultimo fattore sembra scontato, ma purtroppo non è sempre
così. Vale la pena quindi capire prima di tutto se questa
condizione esiste, altrimenti qualsiasi altra considerazione
tecnica è perfettamente inutile.

Innanzitutto, sono in possesso
dei miei dati?

E’ una domanda che contiene una
contraddizione: se i dati sono miei, logico che dovrei
esserne in possesso. Eppure… quante volte ci siamo trovati di
fronte casi in cui i dati erano inseriti in una
piattaforma/gestionale sprovvista della funzionalità di Backup, quindi senza la possibilità
di estrapolare i dati (anche per una semplice operazione di
conservazione dei dati in un posto sicuro). Oppure, affiliati a
franchising o reti che avevano una piattaforma messa
a disposizione dalla “casa madre”, ma che potevano solo inserire
e consultare i dati, senza possibilità alcuna di estrapolarli in
caso di bisogno (nella maggior parte dei casi peraltro una
condizione chiaramente
prevista dal contratto di affiliazione/appartenenza
).
E ancora, casi di gestionali realizzati da aziende minori o
addirittura personalizzati in proprio, la cui struttura dei dati
risulta talmente fuori da ogni basilare logica informatica, che
risulta impossibile leggerne i contenuti.

In tutti i casi citati sopra,
esiste un’ulteriore possibilità di entrare in possesso dei
VOSTRI dati: richiedere all’azienda che vi fornisce la
piattaforma di fornirveli in un formato che sia utilizzabile e
leggibile. Anche qui, possono verificarsi casi “difficili”. A
parte le situazioni in cui, contrattualmente, avete chiaramente
accettato che tutto ciò che inserite NON E’ in vostro possesso
(vedi affiliazioni ad alcuni Franchising), avete assolutamente
il diritto di avere i vostri dati, e chi vi fornisce la
piattaforma ha il dovere di fornirveli. Per cui, non siate
timidi, e pretendeteli!

La “presa in ostaggio” dei dati

Attenzione: talvolta può
capitare che ci siano “attriti” tra il Cliente e l’Azienda che
fornisce la piattaforma, per cui viene in qualche modo messa in
pratica la “presa in ostaggio” dei dati. Per esempio: in caso di attriti, potrebbe l’Azienda negarti l’accesso non solo alla piattaforma, ma
anche ai tuoi dati? Anche qui, consigliamo di dare un’occhiata
alle norme contrattuali che regolano il rapporto di fornitura
del gestionale, ma è bene evidenziare che in linea
generale i dati sono vostri, e, sebbene un’Azienda fornitrice
abbia tutto il diritto di non farvi accedere al servizio in caso di inadempienze, non
esiste che si tenga anche i VOSTRI dati. Quindi, certamente in
casi estremi, una diatriba legale andrebbe a vostro favore, ma
quanto tempo passerebbe? Quali danni vi causerebbe? Parlate di
questo aspetto con il vostro consulente legale, e fatelo adesso!

Le fasi dell’importazione e il
controllo di qualità

Risolto il problema di essere
effettivamente in possesso dei vostri dati, vediamo le fasi
svolte per una corretta importazione:

  1. Analisi tecnica sui dati (o su un
    campione di dati) di provenienza
    . Serve per
    accertarsi che le informazioni siano fruibili, leggibili e
    strutturalmente idonee all’importazione su Agim. Questa fase
    determina la fattibilità o meno dell’importazione, ed è una
    fase che viene fatta anche in fase di “preventivo”, cioè prima
    che venga effettuato l’acquisto del gestionale, proprio perché
    genera un’indicazione precisa su eventuali costi da sostenere.
  2. Normalizzazione dei dati. In
    questa fase ci si occupa di preparare i dati e di rimuovere
    eventuali discrepanze di uniformità che potrebbero
    compromettere l’efficacia dell’importazione. In altre parole,
    una sorta di “affinamento” dei dati, per una perfetta
    importazione.
  3. Sviluppo/adattamento delle procedure di
    importazione
     (se non già esistenti,
    come nel caso di gestionali noti che vediamo dopo). Vengono
    sviluppate tutte le procedure che si occupano di leggere i
    dati forniti e di inserirli correttamente dentro Agim.
  4. Esecuzione dell’importazione.
    In questa fase vengono importati i dati tramite le procedure
    sviluppate.
  5. Controllo di qualità, conformità e
    consistenza dei dati importati.
     E’
    l’ultima e più importante fase, nella quale vengono effettuati
    tutti i controlli di qualità dei dati importati, la
    perfetta leggibilità su Agim e l’assenza di malfunzionamenti
    di Agim a seguito di eventuali difetti di importazione.

Noi di Agim siamo fermamente
convinti che, al fine di assicurare la massima qualità
nell’importazione, non si può
prescindere da nessuna delle fasi descritte sopra
.
Questo spiega facilmente perché sono necessari dei tempi più o
meno lunghi a seconda dei casi, e sopratutto, se parliamo di
un’importazione seria e fatta come si deve, ci deve mettere in guardia da chi
“promette” di importare i dati sempre, comunque e con velocità
(e magari a costo zero a prescindere)
.

E’ sempre possibile importare i
dati su Agim?

Gli scenari che solitamente si
presentano sono i seguenti:

1) Provenienza da un gestionale
immobiliare “noto”.

Sono 4, forse 5, i gestionali
immobiliari più utilizzati in Italia, oltre ad Agim. In
generale, queste piattaforme mettono a disposizione i dati con
delle funzionalità di Backup, o comunque sono dotate di
procedure operative che, su richiesta del Cliente, provvedono a
fornire i dati su supporto magnetico o tramite file da
scaricare on line. In linea generale, le strutture dei dati
ufficialmente fornite sono facilmente leggibili per un
successivo import su Agim, l’analisi tecnica è abbastanza
rapida, e, anche se non sempre è così, i tempi di importazione
sono piuttosto veloci.

In qualche caso è la fase di
“normalizzazione” descritta sopra che risulta più impegnativa,
per cui sono necessari tempi più lunghi.

2) Provenienza da un gestionale minore o
prodotto in proprio

Questi sono generalmente i casi
in cui l’analisi è più impegnativa, ed i risultati possono
essere i più disparati. Molto spesso la struttura dei dati non
segue le più basilari regole di progettazione di un archivio
dati, perché spesso realizzate da personale non professionista,
o con poca esperienza di strumenti per il settore immobiliare.
In questi casi potrebbe essere impossibile realizzare una
corretta lettura, estrapolazione e/o normalizzazione dei dati,
per cui diventa impossibile l’importazione. In altri casi invece
si riesce a “trovare la quadra” e quindi leggere e normalizzare
i dati nella maniera corretta, talvolta parzialmente, talvolta
in maniera più completa. Nei casi migliori si riesce ad
effettuare una corretta importazione.

In genere questo scenario
comporta dei tempi più lunghi, proprio perché l’analisi è più
impegnativa e potrebbe essere necessario sviluppare delle
procedure ad hoc.

3) Archivio dati forniti su documenti come
ad esempio un foglio Excel

Decisamente una pratica poco
comune, ma succede anche questo. Qui generalmente la difficoltà
è quella di collegare efficacemente i dati tra di loro, perché
magari sparsi su diversi fogli di Excel. Un immobile che si
trova su una riga di un foglio di excel appartiene ad un
proprietario che si trova su una riga di un diverso foglio.
Anche qui dipende molto da come sono strutturate le informazioni
e alla possibilità di poter collegare le informazioni per una
corretta fase di normalizzazione. Come nel precedente scenario,
c’è sicuramente un’analisi impegnativa, e dei tempi che possono
essere più o meno lunghi, a seconda dei casi e della quantità di
dati da importare.

Quali dati si possono
importare?

Non c’è una regola
fissa. Banalmente: i dati che si riescono a leggere e a
normalizzare correttamente si possono importare, gli altri no!

Le anagrafiche, gli immobili,
le notizie, le richieste, l’agenda, sopratutto se provenienti da
“gestionali noti”, sono generalmente importabili, e qui abbiamo
in sostanza la totalità dei dati. Ovviamente non è scontato che
si possa importare tutto, e la fase di analisi è importante
proprio perché ci fornisce un’esatta indicazione al riguardo.

Altro fattore da considerare è
l’assenza di campi su Agim che invece esistevano nella
precedente piattaforma. E’ raro, perché Agim presenta un
panorama di campi vastissimo, ma può capitare. Se ad esempio
nell’anagrafica di un cliente nella precedente
piattaforma avevamo la possibilità di inserire il “colore degli
occhi” (estremizzando per capire il concetto), che è un campo
che su Agim non esiste, l’informazione non viene persa, perché
viene inserita nel campo “note” dell’anagrafica del cliente su
Agim. Esiste sempre un campo “note” su Agim, in qualsiasi
archivio, in cui possono essere inserite informazioni non
previste dal resto dei campi.

Ultimo, ma importantissimo
fattore: le foto (così come eventuali planimetrie,
documenti, video e virtual tour) degli immobili. Si possono
importare? Certo che si. La domanda da farsi però è: assieme ai
dati che vengono forniti per essere poi importati, vengono
fornite anche le foto (e tutti gli altri allegati eventuali)? In
caso affermativo, certamente, possono essere importate su Agim.

Ci sono dei costi?

Alla luce di quanto esposto
sopra, è facilmente comprensibile come, sulla base della
quantità di lavoro da svolgere, possono esserci dei costi, più o
meno consistenti, a seconda dei più disparati casi che abbiamo
visto. Tendenzialmente,
la provenienza da un “gestionale noto” non comporta costi
,
perché come abbiamo visto, in linea teorica, le operazioni sono
più semplici e già note da numerose casistiche precedenti.
Diverso è il caso di importazioni da piattaforme sconosciute o
meno note. La fase di analisi viene fatta proprio per capire se
possono generarsi dei costi per l’importazione.

A tal proposito, un consiglio
utile: diffidare sempre da chi promette
importazioni a costo zero, senza neanche sapere da dove
provengono i dati
. Non è possibile garantire la
qualità dei dati importati, senza effettuare le fasi descritte
sopra. Se viene proposta un’importazione a costo zero a
prescindere, probabilmente sarà un’importazione a qualità zero.
Dopo però ci sarà da parlare dei costi e dei danni subiti a
seguito di informazioni mancanti o perse per sempre.
Rifletteteci su.

E’ tutto. Rimaniamo
naturalmente a disposizione di tutti gli Agenti Immobiliari
italiani che decidono di valutare il passaggio ad Agim.

Buon lavoro!